Jak podpis cyfrowy może ułatwić pracę tłumacza?

W ostatnich latach podpisy cyfrowe cieszą się coraz większą popularnością. Coraz szybszy postęp cyfryzacji oraz życiowy pośpiech powodują, że próbujemy załatwiać zdalnie wszystko, co tylko się da. Brak bezpośredniego kontaktu na linii klient — tłumacz — biuro powoduje, że podpis elektroniczny wydaje się najsensowniejszą dostępną opcją. Czym jest podpis cyfrowy i czy każdy jego rodzaj ma taką samą moc prawną? Wreszcie: czy w przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych może on zastąpić tradycyjny, odręczny podpis? Poznaj zalety podpisu elektronicznego w kontekście pracy tłumacza przysięgłego!

Podpis cyfrowy – co to jest?

Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik podpisu odręcznego, czyli nowoczesna metoda weryfikacji tożsamości i uprawnień oraz sposób na potwierdzanie ważności dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną. Żeby taki podpis był bezpieczny, musi przynależeć do jednej osoby; stanowi wtedy zaufaną formę wyrażenia woli.

Podpisy cyfrowe stosuje się w wielu branżach – korzystają z nich także tłumacze przysięgli. W ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego (z dn. 25.11.2004, art. 18 ust. 1a) znajduje się nawet adnotacja, która pozwala na poświadczanie tłumaczeń lub odpisów pism w postaci elektronicznej. Warunki są dwa: po pierwsze, można tego dokonać na podstawie oryginału tłumaczenia albo odpisu w formie pisemnej. Po drugie: nie wystarczy byle jaki podpis cyfrowy – konieczne jest zastosowanie podpisu kwalifikowanego. Co to oznacza w praktyce?

Dwa rodzaje podpisu elektronicznego

Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje podpisu cyfrowego:

1) podpis elektroniczny niekwalifikowany – nie posiada certyfikatu kwalifikowanego. Nie chodzi tu tylko o zwykłe podpisy, jakimi opatrujemy chociażby wiadomości e-mail, ale też np. o ogólnodostępny, darmowy Profil Zaufany, którym chętnie posługujemy się w kontaktach z urzędami. Żeby wyrobić Profil Zaufany, trzeba najpierw potwierdzić swoją tożsamość; nie powoduje to jednak uzyskania certyfikatu.
2) podpis elektroniczny kwalifikowany (KPE) – czyli najbardziej bezpieczne (bo zweryfikowane certyfikatem kwalifikowanym) rozwiązanie. Tego rodzaju podpis został wyszczególniony w ustawie o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z dn. 5 września 2016 roku. Tłumacz przysięgły, chcący skorzystać z podpisu kwalifikowanego, zobowiązany jest nabyć certyfikat kwalifikowany. Musi on pochodzić od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (m.in. Eurocert, KIR, PWPW). Certyfikat zwykle ważny jest przez 12 lub 24 miesiące. Po tym czasie należy go odnowić. Do certyfikatu dołączana jest karta kryptograficzna oraz czytnik. Urządzenia muszą być dopuszczone przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

Choć zarówno niekwalifikowany, jak i kwalifikowany podpis cyfrowy mają taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny, najbardziej formalne sytuacje wymagają sięgnięcia po opcję drugą. Tłumacze przysięgli, z uwagi na szczególny charakter swojej pracy, są ustawowo zobowiązani do posługiwania się podpisem elektronicznym certyfikowanym.

Dlaczego warto opatrywać tłumaczenia podpisem kwalifikowanym?

• To sprawdzone, w pełni bezpieczne rozwiązanie, które nie stwarza żadnego zagrożenia dla danych – ryzyko utraty czy zniszczenia papierów, które występuje w przypadku tradycyjnej metody ich przekazywania, zostaje tutaj wyeliminowane do zera.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala usprawnić stronę logistyczną, oszczędzając czas i koszty, jakich wymaga wysyłka papierowych dokumentów (nie trzeba też tracić cennych minut, a w skrajnych przypadkach godzin, na opieczętowywanie każdej strony obszernych, fizycznych dokumentów).
• Powszechne stosowanie podpisów cyfrowych sprawia, że klient może dostarczyć oryginały dokumentów, a następnie otrzymać gotowe tłumaczenie uwierzytelnione bez wychodzenia z domu. W czasach globalizacji, chronicznego braku czasu i postępującej cyfryzacji, takie rozwiązanie to doskonałe udogodnienie. Załatwienie całej sprawy mailowo pozwala uwolnić się od pośrednictwa kuriera czy poczty, oszczędza czas i pieniądze.
• KPE to także oszczędność zużywanych materiałów (od ryz papieru, przez tusz do drukarki, aż po koperty i znaczki) - stosowanie podpisu elektronicznego jest więc przyjazne środowisku. Dodatkowo kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia podpisanie dokumentów także w obrocie gospodarczym.
• Wreszcie: dzięki cyfrowej komunikacji archiwizacja oraz samo przeszukiwanie dokumentów stają się o wiele łatwiejsze.

Tłumaczu, nie zwlekaj – wyrób KPE!

Podpis cyfrowy kwalifikowany może z powodzeniem zastąpić tradycyjną wysyłkę tłumaczeń uwierzytelnionych, które w przeciwnym razie trzeba by było opieczętować, podpisać i przesłać pocztą, ryzykując staniem w kolejkach z narażonymi na zachorowanie ludźmi. Najlepszy moment, żeby uruchomić procedurę certyfikacji, jest właśnie teraz!

***
Nie masz jeszcze konta w naszym serwisie?
Załóż je za darmo i dodaj swoją ofertę tłumaczeń.