Zdalna współpraca tłumacza z klientem – jak pracować z home office?

Konkurencja w branży tłumaczeń rośnie z roku na rok. Chcesz poszerzyć portfel klientów i zastanawiasz się nad zaoferowaniem swoich usług klientom z innych regionów Polski? To może być dobre rozwiązanie – zwłaszcza, że w dobie zagrożenia pandemią coraz więcej osób wybiera model pracy home office. Przy tworzeniu przekładów jego wdrożenie wcale nie jest trudne. Zobacz – jak to zrobić!

Home office w świecie tłumaczeń to nic nowego – w końcu do wykonania przekładów pisemnych tłumacz potrzebuje ciszy i skupienia. Dlatego być może jeszcze przed pojawieniem się koronawirusa przynajmniej część pracy wykonywałeś w domu. Jednak zapewne spotykałeś się z klientami w swoim biurze lub w siedzibach ich firm. Teraz to znacznie bardziej utrudnione. Dlatego mamy dla Ciebie kilka wskazówek.

Jak zorganizować home office dla tłumacza?

Zacznijmy od podstaw, a więc od tego, jak zapewnić sobie przestrzeń do efektywnej pracy w domu. To może być pierwsze poważne wyzwanie – zwłaszcza, jeżeli masz małe mieszkanie, w którym stale przebywa z Tobą kilkoro domowników, a w szczególności dzieci. Co zrobić?

1. Jeśli to możliwe, wyznacz sobie stałą, odizolowaną przestrzeń do pracy. Najlepiej, aby był to pokój, w którym możesz się zamknąć na kilka godzin i popracować w skupieniu. Jeśli nie masz miejsca na oddzielny gabinet, zaaranżuj go np. w sypialni – tak, aby móc zamknąć drzwi i przenieść się do świata tłumaczeń.

2. Jeżeli musisz pracować w przestrzeni „wspólnej”, w której w tym samym czasie przebywają inni domownicy, znajdź sposób na „odcięcie się” od hałasu. Może dobrym rozwiązaniem będzie założenie słuchawek i włączenie spokojnej muzyki, która wygłuszy docierający do Ciebie hałas?

3. Zadbaj o ergonomię pracy. Przed Tobą co najmniej kilka godzin przy biurku. Dlatego tak ważne będą np. komfortowe krzesło oraz biurko lub stół z blatem na właściwej wysokości.

4. Wyznacz sobie rozsądne godziny pracy. Jeżeli jesteś rodzicem dziecka w wieku szkolnym, realnie będziesz mieć czas na wykonywanie obowiązków, kiedy pociecha będzie zajęta e-nauką lub… gdy pójdzie spać. Może więc dobrym czasem na wykonywanie tłumaczeń będzie wczesny poranek (jeśli jesteś typem skowronka!) lub późny wieczór?

5. Rozważ wprowadzenie regularnych godzin pracy – w domu o utrzymanie takiego „rygoru” jest znacznie trudniej. Jednak jeżeli zachowasz stały rytm, zwiększysz swoją efektywność. A o jej utratę bywa naprawdę łatwo!

Pamiętaj, że zmiana sposobu organizacji pracy może się przełożyć np. na terminy oddawania zleceń klientom. Uwzględnij to i – jeśli zajdzie taka potrzeba – poinformuj ich o tym fakcie z wyprzedzeniem.

Zdalne tłumaczenia: jak współpracować z klientem?

Organizacja home office od strony technicznej to tylko jedna strona medalu. Druga to wszystkie kwestie, które są bezpośrednio związane ze współpracą z klientami. Jeśli pracujesz zdalnie i nie kontaktujesz się ze zleceniodawcami bezpośrednio, przed Tobą kilka dodatkowych wyzwań. Ale spokojnie! Bez trudu stawisz im czoła!

Organizacja zdalnego kontaktu z klientami

Do tej pory najczęściej polegałeś na bezpośrednich spotkaniach? Jeśli tak, teraz czeka Cię dość spora zmiana - niekoniecznienna gorsze. Kontakt w przestrzeni wirtualnej sprawia, że znikają ograniczenia geograficzne i możesz podejmować współpracę z klientami z całej Polski, a nawet spoza kraju. Pytanie jednak, jak z nimi rozmawiać?

1. Telefonicznie – czyli dokładnie tak, jak robiłeś to do tej pory. Przez telefon możesz wykonać np. wstępną wycenę swoich usług, odpowiedzieć na pytania o ofercie, a nawet przeprowadzić szybką konsultację.

2. Mailowo – e-mail to dobry kanał komunikacji na ustalanie szczegółów współpracy. Uwaga! Upewnij się, że klient potwierdzi w wiadomości akceptację warunków realizacji zamówienia. To może się przydać na wypadek późniejszych reklamacji i sporów (których oczywiście Ci nie życzymy!).

3. Wideokonferencja – klient potrzebuje pomocy przy tłumaczeniu ustnym podczas rozmowy z ważnym kontrahentem on-line? To jedna z sytuacji, w których sprawdzi się kontakt zdalny w tej formie. Może być przydatny również, kiedy chcesz z klientem ustalić szczegóły współpracy, podobnie jak na spotkaniu face-to-tace. Wykorzystaj Skype, Zoom, a nawet Face Time czy wideorozmowy na Facebooku lub WhatsAppie. To intuicyjne narzędzia, które pozwolą Ci na sprawne nawiązywanie kontaktów.

​Wysyłanie i odbiór dokumentów

Tłumacz pracuje na dokumentach, których przekład ma wykonać. Pytanie więc, jak uzyskać do nich dostęp? Jest to również możliwe bez bezpośredniego kontaktu z klientem. I tak:

• dokumentacja może zostać wysłana w pliku elektronicznym – np. w formacie .doc czy .pdf. Klient może również wysłać do Ciebie skany tego, co ma zostać przetłumaczone, w dobrej rozdzielczości. Dla bezpieczeństwa takie pliki można dodatkowo zabezpieczyć hasłem dostępowym znanym tylko tłumaczowi i klientowi,

• jeśli konieczne jest przesłanie dokumentów w wersji papierowej (np. wykonujesz tłumaczenie przysięgłe) – skorzystaj z usług kuriera z obsługą door-to-door.

Ustalanie płatności

Wątpliwości może też budzić kwestia płatności. Jak ją rozwiązać? Metod jest również kilka. I tak:

• jeśli w grę wchodzi współpraca ze stałymi, dobrze Ci znanymi klientami, rozważ wystawianie faktur po ukończeniu realizacji zlecenia. Dla bezpieczeństwa i zachowania płynności finansowej możesz jednak zastosować zasadę, zgodnie z którą będziesz się podejmować kolejnych zleceń dopiero po uiszczeniu płatności za poprzednie;

• od nowych klientów lepiej oczekiwać płatności z góry – jeśli nie całej kwoty, to np. 50% zaliczki.

Stosowanie tych kilku prostych zasad pozwoli Ci pracować zdalnie w bezpieczny i efektywny sposób. Powodzenia!

***
Nie masz jeszcze konta w naszym serwisie?
Załóż je za darmo i dodaj swoją ofertę tłumaczeń.